Назначение Access. Назначение и особенности работы Microsoft Access Назначение и возможности субд microsoft access
К основным объектам ACCESS относятся: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.
Таблица - это объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа. Таблица содержит поля (столбцы) и записи (строки). Работать с таблицей можно в двух основных режимах: в режиме конструктора и в режиме таблицы.
В режиме конструктора задается структура таблицы, т.е. определяются типы, свойства полей, их число и названия (заголовки столбцов). Он используется, если нужно изменить структуру таблицы, а не хранящиеся в ней данные.
Режим таблицы используется для просмотра, добавления, изменения, простейшей сортировки или удаления данных.
Запрос - это объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Запрос - это вопрос, который пользователь задает ACCESS о хранящейся в базе данных информации.
Запросы можно создавать самостоятельно и с помощью мастеров. В ACCESS можно создавать следующие типы запросов:
Запрос на выборку;
Запрос с параметрами;
Перекрестный запрос;
Запрос на изменение (запрос на удаление, обновление и добавление записей на создание таблицы);
Запросы на объединение, запросы к серверу, управляющие запросы, подчиненные запросы.
С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц, создавать новые таблицы. Они используются в качестве источника данных для форм и отчетов.
Работать с запросами можно в двух основных режимах: в режиме конструктора и в режиме таблицы.
Форма - это объект, в основном, предназначенный для удобного ввода отображения данных. В отличие от таблиц, в формах не содержится информации баз данных. Форма - это формат (бланк) показа данных на экране компьютера. Формы могут строиться только на основе таблиц или запросов. Построение форм на основе запросов позволяет представлять в них информацию из нескольких таблиц.
В форму могут быть внедрены рисунки, диаграммы, аудио (звук) и видео (изображение).
Режимы работы с формой:
Режим формы используется для просмотра и редактирования данных, предоставляет среду для работы с данными и удобный дизайн их представления на экране;
Режим конструктора форм необходим, если необходимо изменить определение формы (структуру или шаблон формы), а не представленные в ней данные;
Режим таблицы позволяет увидеть таблицу, включающую все поля формы;
Отчет - это объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения. Отчеты, как и формы, могут создаваться на основе запросов и таблиц, но не позволяют вводить данные.
Режимы работы с отчетом:
- режим предварительного просмотра позволяет увидеть отчет таким, каким он будет воплощен при печати;
- режим конструктора предназначен для изменения шаблона (структуры отчета).
Макрос - это объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить ACCESS в ответ на определенное событие.
Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержания. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных включений в него действий.
Работа с формами и отчетами существенно облегчается за счет использования макрокоманд . В MS ACCESS имеется свыше 40 макрокоманд, которые можно включать в макросы. Макрокоманды выполняют такие действия, как открытие таблиц и форм, выполнение запросов, запуск других макросов, выбор опций из меню и т.д. Макрокоманды позволяют нажатием одной (иди нескольких) кнопки выполнять комплекс действий, который часто приходится выполнять в течение работы.
Модуль - объект, содержащий программы на MS ACCESS BASIC, которые позволяют разбить процесс на более мелкие действия и обнаружить те ошибки, которые невозможно было бы найти с использованием макросов.
64. Субд Access, ее характеристика, возможности.
Приложение Microsoft Access – это настольная система управления реляционными базами данных (СУБД), предназначенная для работы на автономном персональном компьютере (ПК) или локальной вычислительной сети под управлением семейства операционных систем Microsoft Windows (Windows 2000, Windows XP и Windows Server 2003). СУБД Microsoft Access обладает мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов с помощью Мастеров, что позволяет пользователю при минимальной предварительной подготовке довольно быстро создать полноценную информационную систему на уровне таблиц, запросов, форм и отчетов. К основным возможностям СУБД Microsoft Access можно отнести следующие:
Проектирование базовых объектов – двумерные таблицы с полями разных типов данных.
Создание связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления полей и каскадного удаления записей.
Ввод, хранение, просмотр, сортировка, изменение и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата алгебры логики.
Создание, модификация и использование производных объектов (запросов, форм и отчетов).
Интерфейс пользователя MS Access – это комплекс программ, который реализует диалог в процессе работы пользователя с приложением Access.
Главное окно приложения Microsoft Access состоит из следующих областей:
Строка заголовка;
Строка меню;
Панель инструментов;
Окно базы данных;
Строка состояния.
К основным хар-кам СУБД Access относятся:
Графический многооконный интерфейс, позволяющий в диалоговом режиме создавать таблицы, формы, запросы, отчеты и макросы
Наличие развитых диалоговых средств конструирования (таблиц, форм, запросов, отчетов, макросов)
Наличие специальных инструментальных средств, автоматизирующих работу, называемых мастерами
Наличие средств соблюдения целостности данных на уровне базы данных
Наличие средств обеспечения безопасности данных (защита паролем, ограничение уровня доступа и возможность работы в многопользовательских системах)
Использование объектной технологии OLE для внедрения в базу данных объектов различной природы (текстов, электронных таблиц, рисунков)
Наличие собственного языка программирования Visual Basic, объектно-ориентированного языка для разработки приложений пользователя, обладающего свойством автономности от СУБД и переносимости в другие приложения MS Office
Полная поддержка языка запросов SQL
Возможность интеграции данных из разных СУБД.
65. Назначение и классификация компьютерных сетей.
Компьютерная (вычислительная) сеть - это совокупность компьютеров и другого периферийного оборудования (принтеров, графических устройств, мощных накопителей на магнитных и магнито-оптических дисках, модемов и пр.), соединенных с помощью каналов связи в единую систему так, что они могут связываться между собой и совместно использовать ресурсы сети. В зависимости от территории, охватываемой сетью, компьютерные сети подразделяются на три основных класса:
Глобальные сети (WAN - Wide Area Network);
Региональные сети (MAN - Metropolitan Area Network);
Локальные сети (LAN – Local Area Network).
Глобальная вычислительная сеть объединяет абонентов, расположенных в различных странах, на разных континентах. Взаимодействие между абонентами такой сети осуществляется на базе телефонных линий связи, радиосвязи и систем спутниковой связи.
Региональная вычислительная сеть связывает абонентов внутри большого города, экономического региона, страны. Обычно расстояние между абонентами региональной вычислительной сети составляет десятки - сотни километров.
Локальная вычислительная сеть (ЛВС) включает абонентов, расположенных в пределах небольшой территории. К классу локальных вычислительных сетей относятся сети отдельных предприятий, фирм, банков и т.д. Протяженность такой сети обычно ограничена пределами 2 – 2,5 километра.
По способу организации сети подразделяются на реальные и искусственные.
Искусственные сети (псевдосети) позволяют связывать компьютеры вместе через последовательные или параллельные порты и не нуждаются в дополнительных устройствах. Иногда связь в такой сети называют связью по нуль-модему (не используется модем). Само соединение называют нуль-модемным. Искусственные сети используются, когда необходимо перекачать информацию с одного компьютера на другой. MS-DOS и windows снабжены специальными программами для реализации нуль-модемного соединения.
Реальные сети позволяют связывать компьютеры с помощью специальных устройств коммутации и физической среда передачи данных.
По территориальной распространенности сети могут быть локальными, глобальными, региональными и городскими.
Локальная вычислительная сеть (ЛВС) -Local Area Networks (LAN) - это группа (коммуникационная система) относительно небольшого количества компьютеров, объединенных совместно используемой средой передачи данных, расположенных на ограниченной по размерам небольшой площади в пределах одного или нескольких близко находящихся зданий (обычно в радиусе не более 1-2 км) с целью совместного использования ресурсов всех компьютеров
Глобальная вычислительная сеть (ГВС или WAN - World Area NetWork) - сеть, соединяющая компьютеры, удалённые географически на большие расстояния друг от друга. Отличается от локальной сети более протяженными коммуникациями (спутниковыми, кабельными и др.). Глобальная сеть объединяет локальные сети.
Городская сеть (MAN - Metropolitan Area NetWork) - сеть, которая обслуживает информационные потребности большого города.
Региональные - расположенные на территории города или области.
Так же, в последнее время специалисты выделяют такой вид сети, как банковская, которая представляет собой частный случай корпоративной сети крупной компании. Очевидно, что специфика банковской деятельности предъявляет жесткие требования к системам защиты информации в компьютерных сетях банка. Не менее важную роль при построении корпоративной сети играет необходимость обеспечения безотказной и бесперебойной работы, поскольку даже кратковременный сбой в ее работе может привести к гигантским убыткам.
По принадлежности различают ведомственные и государственные сети.
Ведомственные принадлежат одной организации и располагаются на ее территории.
Государственные сети - сети, используемые в государственных структурах.
По скорости передачи информации компьютерные сети делятся на низко-, средне- и высокоскоростные.
низкоскоростные (до 10 Мбит/с),
среднескоростные (до 100 Мбит/с),
высокоскоростные (свыше 100 Мбит/с);
В зависимости от назначения и технических решений сети могут иметь различные конфигурации (или, как еще говорят, архитектуру, или топологию).
В кольцевой топологии информация передается по замкнутому каналу. Каждый абонент непосредственно связан с двумя ближайшими соседями, хотя в принципе способен связаться с любым абонентом сети.
В звездообразной (радиальной) в центре находится центральный управляющий компьютер, последовательно связывающийся с абонентами и связывающий их друг с другом.
В шинной конфигурации компьютеры подключены к общему для них каналу (шине), через который могут обмениваться сообщениями.
В древовидной - существует «главный» компьютер, которому подчинены компьютеры следующего уровня, и т.д.
Протоколы - это некие правила взаимодействия функциональных элементов сети. Набор протоколов первого и второго уровней эталонной модели определяет строение локальной сети, в том числе ее топологию, передающую среду, технические средства.
Сетевые технические средства - это различные устройства, которые обеспечивают объединение компьютеров в единую компьютерную сеть. Они включают в себя кабели, серверы, сетевые интерфейсные платы, концентраторы, коммутаторы, маршрутизаторы (территориально-распределенные сети), серверы удаленного доступа (территориально-распределенные сети), модем (территориально-распределенные сети).
Сетевые программные средства осуществляют управление работой компьютерной сети и обеспечивают соответствующий интерфейс с пользователями.
Интерфейсы - средства сопряжения функциональных элементов сети.
Microsoft Office – редактор, который позволяет создавать и редактировать офисные документы. В нем также встроено приложение, позволяющее пользователям работать с базами данных. Базы данных – это, в первую очередь, удобный инструмент для хранения, систематизации и извлечения нужной информации. В этом материале будет подробно разобран редактор Microsoft Access и опубликована пошаговая инструкция по работе с приложением.
Что такое Microsoft Access
Microsoft Office Access – мощный редактор, который представляет собой систему управления базами данных, основанными на реляционной модели. Также необходимо отметить, что он использует динамическую модель обмена между сетевыми ресурсами и приложениями. При этом редактор использует продвинутые инструменты для обработки любого типа информации и представление их в виде четкой последовательной структуры.
В Access также внедрена поддержка динамической библиотеки ActiveX . Эта технология, которая помогает не только представлять информацию в виде текста, а также в виде объектов мультимедии. Реляционная модель позволяет устанавливать связи между базами и контролировать любое изменение, своевременно внося коррективы.
Некоторые пользователи считают, что один из редакторов Microsoft Office Excel похож на программу Access, но это заблуждение. Excel является инструментом для работы с электронными таблицами, а последний, в свою очередь, используется для создания БД в виде таблиц.
Принцип работы Excel основывается на организации данных внутри отдельной таблицы, Access позволяет выполнять более сложные задачи, работая с большим массивом информации. И в заключении необходимо отметить важную особенность, Excel рассчитан для одного пользователя, так как изменение информации носит локальный характер, а Аксесс подразумевает многопользовательскую работу с базами.
Зачем используется
Редактор применяется для полной автоматизации работы с БД в разных сферах деятельности, бизнесе, управлении кадрами и т.д. Стоит заметить, что благодаря тому, что программное обеспечение имеет универсальную структуру, оно помогает избавиться от переизбытка данных, когда требуется изменить нужный параметр, не путем ввода нового, а корректировкой старого. Причем изменения отразятся не только в основной базе, но и в связанных с ней.
Структура приложения
Удобство работы с программой достигается благодаря наличию элементов, позволяющих автоматизировать процесс создания базы. Далее будет приведен список основных компонентов программного обеспечения.
Компоненты:
- таблица . Компонент приложения предназначен для записи и хранения данных;
- запрос . Элемент предназначен для получения информации из одной или нескольких таблиц. Является средством для обращения к связанным БД и стороннему ПО;
- форма . Объект используется для представления введенной информации в более удобном для пользователя виде;
- отчет . Позволяет получить конечный результат в виде готового документа;
- макрос . Он представляет собой элемент, содержащий в себе последовательное описание для выполнения того или иного действия. С помощью него можно задать команду, которая будет выполнять определенную задачу, например, проверка изменения данных в одной из таблиц;
- модуль . Компонент, который содержит в себе программное обеспечение, написанное на языке программирования Visual Basic. С его помощью редактор существенно расширяет функционал. Достигается это благодаря использованию функций и процедур, призванных реагировать на те или иные изменения;
- страница доступа . С ее помощью можно получить доступ к удаленным базам, хранящимся на других персональных компьютерах.
Взаимосвязь с другими СУБД
Access позволяет не только использовать собственную введенную информацию, но и устанавливать взаимосвязь с другим СУБД. Также присутствует возможность импорта из других приложений, например, dBase, MySQL, Paradox, FoxPro, Excel. Для удобства пользователя реализована возможность не только использовать импорт, но и связывать данные с другими программами и сетевыми ресурсами.
Обзор интерфейса пользователя
Важно! Обзор интерфейса будет проводиться на примере Microsoft Access 2013. Однако Microsoft Access 2007 и 2010 практически идентичны
Интерфейс в данной версии ПО разработан с целью повысить удобство работы с многочисленными элементами, в его основу заложена лента, которая обеспечивает быстрый доступ к основным функциям и командам.
Пользовательский интерфейс:
- «Backstage » (создать). Элемент интерфейса появляется после старта программы и позволяет пользователю выбрать шаблон для создания БД. В процессе работы, чтобы перейти на данную вкладку необходимо проследовать по пути «Файл» и «Создать».
- «Файл
». Позволяет сохранить, открыть, распечатать готовый документ, а также выставить параметры Access и установить подходящую тему оформления.
- «Лента ». Является основным элементом при работе с редактором. Она содержит в себе модули с инструментами для создания и редактирования БД. В нее также входит панель быстрого доступа, на которой размещены наиболее часто используемые компоненты.
- «Область навигации ». Позволяет увидеть результат выполненных действий и отражает структуру БД.
- «Диалоговое окно
». Элемент интерфейса, с помощью которого пользователь может уточнить параметры объекта.
- ». Чтобы отобразить компонент, потребуется щелкнуть «ПКМ» на элементе объекта. В него входят команды, которые зависят от выполняемой задачи.
- ». Используется для переключения режима представления документа, и для отображения состояния текущей операции.
Обзор интерфейса был выполнен на примере Microsoft Access 2013. В младших редакциях он может отличаться.
Работа с базами данных в Access
Создание базы
Создать БД можно несколькими способами: с нуля или с использованием готового шаблона. В первом случае пользователю необходимо самостоятельно создавать элементы и объекты БД, во втором варианте все намного проще. Запускаем готовый шаблон и вписываем свою информацию. Далее рассмотрим подробно оба варианта работы с базами.
Чистая база
Начнем создание новой базы с последующим наполнением ее информацией:
Создание из шаблона
Работа с шаблоном выглядит следующим образом:
Наполнение базы
Наполнение БД подразумевает под собой создание таблицы и внесение в нее нужной информации.
Для начала необходимо отметить, что с помощью MS Access можно произвести импорт . Для этого выбираем вкладку «Внешние», кликаем по иконке «Импорт». Далее откроется новое окно, где требуется указать путь к файлу и кликаем «Ок». Затем вновь появится окно импорта, щелкаем «Далее » и задаем сведения о каждом объекте. Задаем ключ, который поможет быстро обработать информацию, и кликаем «Далее ». После этого объект появится в главном окне и можно приступать к ее созданию.
Процесс создания:
Необходимо отметить, что поле «Цена» имеет числовой параметр. Это обусловлено тем, что информация в денежном эквиваленте, имеет размерность, выраженную в рублях (если используется официальная локализованная версия офисного пакета). Если мы говорим о цене компьютерной периферии, то, как правило, для выражения ее сравнительной стоимости используются условные единицы. Для такого случая и применяется числовой параметр, это позволит избежать перенастройки всей БД.
Проект №1 «Продукция»:
Проект №2 «Поставка»:
Схемы данных
Связь между таблицами устанавливается с помощью структуры, использованной в проекте. При этом структура отображается графически, что позволяет существенно облегчить обработку данных.
Устанавливаем взаимосвязь между проектами:
Теперь нам требуется установить связь между двумя объектами, делаем это следующим образом:
Создаем запросы
Классическая выборка
Запрос выборки позволяет производить отбор данных в БД по заранее созданным условиям. В нашем проекте будет создана выборка, позволяющая найти товар по его наименованиям. Работу будем производить в БД «Продукция».
Создание сущности
Запрос на создание сущности в Майкрософт Аксесс производит выборку из взаимосвязанных таблиц и других ранее созданных запросов. В отличии от первого варианта результат сохранится в новой постоянной таблице.
Процесс выглядит следующим образом:
На добавление, удаление, редактирование
Данный вид запросов подразумевает под собой создание и выполнение какого-либо действия, в результате которого изменятся параметры в таблице.
Создаем запрос следующим образом:
Запрос на добавление :
На редактирование:
Создание и оформление форм
Формы являются одним из элементов, которые предназначены для правильной организации хранения данных.
Для чего нужны формы:
- предназначение форм заключается в выводе данных на экран в удобном для пользователя виде;
- управление запуском . В этом случае главным предназначением форм является запуск макросов;
- показ диалоговых окон . С помощью форм можно выводить на экран предупреждение о возможных ошибках.
Используем «» для создания объекта:
После этого перед пользователем появится новая вкладка, где таблица будет представлена в виде формы. Как можно заметить, восприятие информации стало намного удобнее.
Рассмотрим вариант создания форм через Конструктор:
Создаем форму с нуля при помощи «». С помощью этого варианта, можно настроить оформление, изменить заливку поля, добавлять файлы мультимедии, и т.д.
Для рисунка также можно настроить требуемые параметры: «Цвет фона», «Тип фона», «Границы» и т.д.
Формируем отчеты
Для работы с отчетами будем использовать «»:
Отчет с помощью Конструктора:
Основное предназначение Microsoft Access
Основное предназначение Microsoft Access - это обеспечение работы реляционных базы данных. В этом типе базы данных информация, характеризующая определенный класс реальных объектов заносится в специальные таблицы. Количество характеристик (атрибутов), которые определяют сущность объектов данного класса, соответствует количеству столбцов таблицы. Каждому объекту данного класса отвечает одна строка в таблице. Столбец таблицы в Access называют полем, а строку - записью.
Основные объекты Мiсrosоft Access
Во время запуска Мiсrosоft Access на экране выводится диалоговое окно, с помощью которого пользователь может создать новую базу данных или базу данных на основе набора типовых баз данных. Основными объектами Мiсrosоft Access являются таблица, форма, отчёт, запрос, макрос и модуль. Таблицы предназначены для сохранения данных о характеристиках объектов предметной области. Основные операции по обработке информации в Мiсrosоft Access осуществляются с помощью двумерных прямоугольных таблиц. Форма – это способ отображения и управления данными на экране. Она создаётся для просмотра, введения и редактирования взаимосвязанных данных в базе. Внешний вид формы соответствует обычному документу. Запрос – это вопрос, который формулируется относительно базы данных. Они необходимы для выбора из базы данных информации по определённому признаку или совокупности критериев. С помощью запроса можно добавить, удалить или обновить данные в таблице, а также можно создать на основании уже существующих таблиц новые таблицы. Отчёт – это преобразованное представление данных, которое выводят на принтер, экран или файл. Отчёты предназначены для формирования исходного документа, который выводится, как правило, на печать. Макрос необходим для объединения определённой последовательности действий во время исполнения многоэтапной процедуры обработки информации в одно целое. Модуль содержит программы, написанные одним из алгоритмических языков, для реализации нестандартных процедур обработки информации.
Таблицы в Microsoft Access
Таблицы, которые являются основой базы данных Access, имеют такие свойства: каждый элемент таблицы (ячейки) является элементом данных; каждому табличному столбцу присвоено уникальное имя; каждый столбец в таблице однороден, то есть состоит из однотипных элементов. Это могут быть текст, даты, числа, графические объекты, логические значения, и др.; в таблице не могут содержаться одинаковые строки; строки должны быть с одинаковым количеством элементов (полей), которые являются разнородными и взаимосвязанными; столбцы и строки размещены в произвольной последовательности.
Первые СУБД
В самых первых СУБД для каждой таблицы, как правило, создавался отдельный файл. Для взаимосвязанной работы между таблицами применяли специальные утилиты. В Мiсrosоft Access есть простые способы для связки таблиц, хранящихся в одном файле. Совместное хранение разных таблиц в одном файле имеет следующие преимущества: возможность размещения данных по таблицам согласно с содержанием данных, то есть информация про особенности объектов одного класса находится в одной таблице; сохранение информации в отдельных таблицах (модулях) даёт возможность изменять и пополнять информацию в каждом модуле отдельно, в соответствии с изменениями объектов предметной области; корректирование данных в одной ячейке приводит к автоматической коррекции в других ячейках.
Рассмотрим подробнее основные функции MS Access, чтобы иметь более ясное представление о его возможностях.
В Access база данных обозначает файл, содержащий набор информации. База данных в Access 2007 может содержать следующие типы объектов (см. рис. 1): таблица, запрос, форма, отчёт, страница, макрос, модуль .
Рисунок 1. Окно объектов базы данных
Access может работать одновременно только с одной базой данных. Но одна БД Access может включать множество таблиц, форм, запросов, отчётов, макросов и модулей, которые хранятся в одном файле с расширением mdb.
Таблица – это объект, соответствующий понятию «таблица» в теории реляционных баз данных. Для каждой таблицы в Access можно определить первичный ключ и один или несколько индексов с целью увеличения скорости доступа к данным .
Access позволяет создавать структуру таблицы в трех режимах – в режиме конструктора, с помощью мастера и путем ввода данных. Разница предполагает использование этих средств пользователями с разным уровнем подготовки, разными целями и перспективами использования данных. Естественно имеется возможность просматривать, редактировать, удалять и добавлять записи, осуществлять поиск, замену, сортировку данных, изменять вид таблицы. Связи между таблицами определяются специальным средством, которое называется «Схема данных».
Рисунок 2. Схема данных
Это удобный графический инструмент, позволяющий создавать связи между определенными полями таблиц, задавать различные типы отношений, устанавливать ограничения ссылочной целостности. При этом изменения сразу применяются в базе данных (естественно, если содержащиеся данные удовлетворяют всем условиям) Полученную диаграмму таблиц и связей можно распечатать, что, несомненно, удобно для разработчика.
Запрос – объект, содержащий текст SQL запроса, имеющий уникальное имя в определенной базе данных. Создать запрос можно с помощью мастера и в режиме конструктора. В первом случае пользователю в интерактивном режиме предлагается выбрать имя таблицы и поля для выборки. Во втором случае можно выбрать несколько таблиц или запросов, связать их графическим способом и определить поля выборки. Также можно задать дополнительные условия для каждого поля и параметры сортировки.
Рисунок 3. Конструктор запроса
Есть еще один способ создания запроса, который встроен в конструктор, – это написание запроса вручную на языке SQL. Однако текстовый редактор, предназначенный для этого имеет явно скудные возможности в плане удобства и наглядности оформления кода. Видимо этот способ не позиционировался разработчиками как основной.
Форма – это специальный объект-контейнер для других интерфейсных компонентов, таких как поля ввода и отображения данных, кнопки и др. На форме разработчик располагает компоненты для ввода, корректировки, просмотра и группировки данных, в зависимости от специфики приложения. Форму также можно создать двумя способами – в режиме конструктора и с помощью мастера. В первом случае разработчик располагает набором компонентов (при необходимости можно зарегистрировать свои ActiveX), которые свободно размещает на форме и задает их параметры. В режиме мастера пользователь просто выбирает таблицу, поля и стиль оформления, а форма генерируется автоматически.
Отчёт – объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан либо включён в документ другого приложения. Этот документ содержит результаты выборки из базы данных в виде структурированной информации (например в виде таблицы или списка). MS Access обладает богатыми возможностями по оформлению и форматированию отчетов. Те же два режима создания есть и у отчета. В режиме мастера у пользователя имеется возможность задать множество параметров, практически полностью определяющих желаемый внешний вид отчета. Для создания нестандартных отчетов лучше пользоваться конструктором.
Страницы – средство публикации данных в локальной сети или Internet. Создаваемая страница проектируется подобно форме (с некоторыми отличиями в используемых компонентах), при работе с ней можно не только просматривать, но и изменять данные в базе. После сохранения страницы как объекта в БД ее можно экспортировать в виде файла в формате HTML и использовать для доступа к данным через интернет-браузер.
Макрос – это объект, представляющий собой последовательность макрокоманд для автоматизации наиболее часто выполняемых действий при работе с базой. Макрокоманды выбираются из имеющего списка, а параметры задаются разработчиком. Выполнить макрос можно по нажатию на кнопку и программным методом в коде.
Модуль – контейнер программного кода на VBA. Для их редактирования и просмотра используется оболочка Редактора Visual Basic. Весь программный код приложения содержится в наборе модулей. Здесь он имеет то же смысловое значение, как и в любом языке программирования.
Это полный список объектов, которые можно хранить в базе данных MS Access, который, впрочем, похож и в других настольных СУБД подобного класса, например Paradox.
Access предоставляет следующие функциональные возможности.
Ввод данных. Ввод данных может осуществляться следующими способами: вручную прямо в таблицу (сюда же относится вставка содержимого буфера обмена); вручную в поля формы; прямой импорт данных из других источников (базы Access, текстовые файлы, формат DBF, электронные таблицы, источники данных ODBC); программным методом, который может сочетать в себе любые средства, которые возможно реализовать на VBA. Последний способ обладает наибольшей гибкостью и представляет практически неограниченные возможности, однако он самый сложный в реализации и требует определенного уровня знаний программирования.
2. Изменение данных. Редактирование возможно следующими способами: вручную прямо в таблице; в полях форм; в окне браузера, в котором загружена web-страница из БД; программным методом.
3. Вывод данных. Здесь Access предоставляет такие возможности: вывод на экран монитора в табличном виде, полях форм или отчетов; экспорт в другие форматы данных (те же, что при импорте); вывод на печать, в основном в виде отчетов; вывод данных в интернет-браузер с помощью объекта Страница в пределах определенной сети; программный экспорт и вывод информации.
4. Взаимодействие с другими источниками и потребителями информации. В этом плане Access может выступать как сервер или клиент автоматизации. Особенно прозрачно настраиваются связи с другими продуктами пакета Microsoft Office. Например вы можете иметь документ Microsoft Word, в котором будут присутствовать поля из БД Access, изменение данных в базе автоматически отображается в документе. Это позволяет создавать гибкие решения, интегрирующие данные в офисных средствах. 5. Использование базы данных MS Access другими приложениями. Такой вариант использует файл MDB как хранилище данных. Программа, которая обращается к данным, может быть написана на любом языке высокого уровня. В данном случае используются таблицы и запросы. О поддержании ссылочной целостности и актуальности данных следит ядро БД. Взаимодействие происходит через ODBC-драйвер Microsoft Jet Engine.
6. Средства создания приложений. Создание приложений на Access во многом подобно всем остальным средствам автоматизации Microsoft Office. Здесь используется интерпретируемый язык Visual Basic for Applications, что приводит, как и при использовании любого интерпретируемого языка, к определенному увеличению затрат процессорного времени и уменьшению скорости работы программ и обработки данных. Для успешной разработки необходимо знать объектную модель самого Access и особенности ее использования.
7. Управления данными в многопользовательском режиме. При работе с Базами Данных в многопользовательском режиме возникают ситуации, когда необходимо ограничить число обращающихся пользователей к данным. Это делается для того, чтобы предотвратить одновременное обновление одной и той же записи, при глобальном обновлении данных или при техническом обслуживания самой Базы Данных.
Ядро БД Access обеспечивает три уровня блокировок:
Блокировка базы данных. На этом уровне блокировки к БД может обращаться только один пользователь. Такой уровень блокировки применяется для глобального изменения или обновления данных или при техническом обслуживании Базы Данных – сжатии.
Блокировка таблицы. На этом уровне блокировки к таблице может обращаться только один пользователь. Такой уровень блокировки применяется в тех случаях, когда необходимо обработать сразу несколько записей таблицы.
Блокировка страницы. На этом уровне к заблокированной странице может обращаться только один пользователь. Это самый нижний уровень блокировки. Процессор Microsoft Jet автоматически устанавливает блокировку страницы и не может контролироваться вашей программой. Страница данных может содержать несколько записей, размер его равен 26 кб. Блокировка страницы означает блокировку всех записей, находящейся на этой странице. Если длина записи – 512 байтов, то будет заблокированной 4 записи, а если 50 байтов то 40 записей. Точное число записей нельзя заранее ни определить, ни задать, т.к. таблица может содержать удаленные записи (которые удаляются только во время уплотнения).
Блокировка на уровне таблицы имеет два режима – пессимистический и оптимистический. По умолчанию устанавливается пессимистическая блокировка.
8. Администрирование. Преимущество монопольного режима работы фактически привело к вырождению функций администрирования БД и в связи с этим – к отсутствию инструментальных средств администрирования в обычном понимании этого слова в MS Access. Имеющиеся же средства позволяют сделать следующее: имеется возможность разделения базы данных Microsoft Access на два файла, в одном из которых содержатся таблицы, а в другом запросы, формы, отчеты, макросы, модули и ярлыки страниц доступа к данным. Это позволяет пользователям иметь доступ к общему источнику данных и при этом создавать свои собственные формы, отчеты и другие объекты, а также сократить сетевой трафик; существует возможность связывания таблиц из других баз данных Microsoft Access или иных источников. Например, может потребоваться использование таблицы из другой базы данных Microsoft Access, открытой для совместной работы по сети. Это особенно полезно при необходимости хранить все таблицы в одной базе данных на сетевом сервере, сохраняя формы, отчеты и другие объекты в отдельной базе данных, копии которой имеются у всех пользователей общей базы данных; средства репликации Microsoft Access, доступные в базе данных (.mdb) и в проекте (.adp), позволяют создавать реплики и синхронизировать их по требованию при работе в Microsoft Access; средства защиты и разграничения доступа. Простейшим способом защиты является установка пароля для открытия базы данных. База данных может быть зашифрована. При шифровании базы данных ее файл сжимается и становится недоступным для чтения с помощью служебных программ или текстовых редакторов. Дешифрование базы данных отменяет результаты операции шифрования. Наиболее гибкий и распространенный способ защиты базы данных называется защитой на уровне пользователей. Этот способ защиты подобен способам, используемым в большинстве сетевых систем. Однако как уже отмечалось, подбор пароля администратора не представляет сложности для специалиста по взлому; имеется возможность преобразования БД в формат более ранней версии MS Access для обеспечения совместимости в некоторых случаях; и наконец, средство для сжатия базы данных, которое стирает информацию об удаленных строках и уменьшает размер файла MDB на диске. Это приводит к большей производительности и в некоторых случаях может восстановить базу данных (например, после неожиданного отключения питания).
Также необходимо упомянуть, что в Access изначально имеются шаблоны типовых баз данных для автоматизации наиболее распространенных задач.
Рисунок 4. Шаблоны баз данных
Пользователь в интерактивном режиме Мастера выбирает данные, которые желает иметь в своей БД в соответствии с потребностями предприятия, а MS Access автоматически создает все необходимые объекты. В дальнейшем эту базу данных можно дорабатывать и расширять.
Многозначные поля для сложных данных
Можно создать поле, содержащее несколько значений, также называемых сложными данными. Предположим, что вам нужно назначить задачу одному из сотрудников или подрядчиков, но вы хотели бы назначить эту задачу нескольким людям. В большинстве систем управления базами данных и в ранних версиях Access в таком случае нужно было бы создать связь типа «многие-ко-многим», чтобы избежать ошибок.
В Office Access 2007 самая сложная часть работы делается автоматически, когда выбирается поле для ввода нескольких значений. Многозначные поля особенно удобны при использовании Office Access 2007 для работы со списком SharePoint, который содержит один из типов многозначных полей, используемых в компоненте «Windows SharePoint Services». Приложение Office Access 2007 совместимо с этими типами данных .
Новый тип данных «Вложение» позволяет хранить все типы документов и двоичные файлы в базе данных, при этом не происходит ненужного увеличения размера базы данных. Office Access 2007 автоматически выполняет сжатие вложений, когда это возможно, чтобы оставить как можно больше свободного пространства. Нужно вложить документ Microsoft Office Word 2007 в запись или сохранить в базе данных несколько цифровых фотографий. Использование вложений значительно облегчает выполнение таких задач. Можно даже добавлять несколько вложений к одной записи.
Поля МЕМО теперь хранят форматированный текст и поддерживают журнал исправлений.
Теперь в Office Access 2007 поддерживается форматированный текст, который можно использовать в записях наряду с обычным текстом. Текст можно форматировать с помощью различных параметров (таких как полужирное и курсивное начертание, а также применять различные шрифты, цвета и другие обычные параметры форматирования) и хранить в базе данных. Форматированный текст хранится в поле МЕМО в формате на основе HTML, который совместим с типом данных «Форматированный текст» в компоненте «Windows SharePoint Services». Задайте для свойства TextFormat значение либо RichText, либо PlainText, и данные в текстовых полях и в режиме таблицы будут отформатированы должным образом.
Поля МЕМО удобно использовать для хранения больших объемов данных. С помощью Office Access 2007 можно задать свойство Только добавление, чтобы сохранить в поле МЕМО записи обо всех изменениях. Затем можно просмотреть журнал этих изменений. Эта функция также поддерживает функцию отслеживания в компоненте «Windows SharePoint Services». Таким образом, можно также использовать Access для просмотра журнала содержимого списка SharePoint.
